Backoffice op afstand
De meeste ondernemers verliezen minstens een dag per week aan e-mail, documenten, facturen en agenda-gejongleer. Wij nemen dat werk over voor een vaste maandprijs, zonder dat u een medewerker hoeft aan te nemen, in te werken of te ontslaan als het rustiger wordt.
Wat valt onder office support
De Regelneef-office-support-dienst is bewust breed ingericht, omdat de behoefte per ondernemer verschilt. Wij werken flexibel op uren-basis of in vaste pakketten, vanaf enkele uren per week.
Concrete taken die wij regelmatig uitvoeren voor klanten:
- E-mail-triage: binnenkomende berichten sorteren, beantwoorden of doorsturen
- Agenda-beheer en afspraken inplannen
- Documenten opmaken (offertes, overeenkomsten, jaarverslagen)
- Digitaal archief inrichten en onderhouden (Google Drive, SharePoint, Notion)
- Facturatie en debiteurenbeheer in uw boekhoudpakket
- Klantdossiers bijhouden volgens AVG-eisen
- Notulen van vergaderingen uitwerken
- Onboarding van nieuwe klanten begeleiden
- Telefoon opnemen namens uw bedrijf (optioneel)
Wat krijgt u bij office support
- Vaste contactpersoon, geen wisseltruc
- Nederlandstalig, AVG-proof, werkzaam vanuit NL
- Toegang via uw eigen systemen (geen data-overdracht)
- Rapportage maandelijks over bestede uren
- Opschaal- en afschaalbaar per maand
- Korte doorlooptijden (reactie binnen 4 uur)
- Geen opzegtermijn langer dan één maand
- Eenmalige setup: processen in kaart, handoff georganiseerd
Hoe wij de overdracht aanpakken
Inventarisatie
Welke taken kosten u nu tijd, waar liggen ze, en wat is daarvan echt nodig dat u het zelf doet.
Setup
Toegangen inrichten, processen beschrijven in een mini-handboek, tooling-keuzes maken. Meestal binnen één week.
Start
Wij nemen de eerste taken over in proefmodus. U reviewt, wij corrigeren, daarna runt het.
Uitbreiding
Na vier tot zes weken zien beide partijen waar meer uit te halen valt. Pakket wordt aangepast, of blijft zoals het is.
Wat kost office support
We werken met een vast aantal uren per week, afgestemd op uw situatie: van een paar uur voor lichte administratie tot het volledig uit handen nemen van uw backoffice. Omdat dat per ondernemer sterk verschilt, geven we de prijs op aanvraag, altijd zonder vast contract.
Het aantal uren kan elke maand opgeschaald, afgeschaald of gepauzeerd worden. Vraag gerust een vrijblijvende offerte aan, dan rekenen we het samen door.
Wanneer is office support niet de juiste keuze
Zijn uw werkzaamheden erg specialistisch (tuchtrecht-dossiers, medische triage, complexe financiële analyses) dan is een gespecialiseerde paralegal of boekhouder effectiever dan een generalist. Wij zijn open over waar onze expertise ophoudt. In zulke gevallen brengen we u soms liever in contact met een specialist uit ons netwerk.
Is uw volume zo groot dat het een fulltime rol is, dan is een eigen medewerker goedkoper. Wij zitten in de ruimte tussen "te veel voor uzelf" en "niet genoeg voor een eigen aanstelling".
Vragen die u wellicht heeft
Krijg ik altijd dezelfde persoon die mijn werk doet?
Hoe zit het met AVG en gegevensbescherming?
Werkt u ook met specifieke software zoals Moneybird, Exact, Notion?
Kan ik starten met een klein pakket en later uitbreiden?
Wat als ik een maand niets nodig heb?
Is office support hetzelfde als een virtueel assistent uit het buitenland?
Combinaties die vaak voorkomen
Combineer office support met workflow-automatisering: lagere vaste kosten, minder handwerk.
Office support als extern kwaliteitsmedewerker voor uw ISO-systeem.
Nieuwe site plus iemand die hem actueel houdt in één pakket.
Hoe we een advocaat ontzorgden op de administratieve kant.
Welke backoffice-taken kosten u tijd?
In een gesprek van een uur maken we samen een lijst van wat u graag kwijt wilt. Vaak blijken er meer kandidaten dan u dacht.